ARTIKEL 1

ALGEMEEN

Artikel 1.1

Het Huishoudelijk Reglement (verder te noemen HHR) is een aanvulling op de statuten van de vereniging en bevat tevens een verbijzondering van in de statuten opgenomen artikelen. Bovendien bevat het nadere afspraken omtrent zaken die niet als zodanig letterlijk in de statuten zijn opgenomen.

Artikel 1.2

De bepalingen in dit HHR zijn bindend voor de leden van de Vrienden van The Wasps.

Artikel 1.3

In geval interpretatie van het HHR een conflict oplevert met de statuten, zijn de statuten leidend.

Artikel 1.4

In alle gevallen waarin dit HHR of de statuten niet of niet volledig voorzien, beslist het bestuur met meerderheid der stemmen.

Artikel 1.5

Wijzigingen in dit HHR worden vastgesteld op de Algemene Leden Vergadering (verder te noemen ALV), met meerderheid van geldig uitgebrachte stemmen, conform artikel 18.2 van de Statuten. De wijzigingen treden in werking onmiddellijk na kennisgeving aan de leden tenzij de ALV een andere datum van inwerkingtreding bepaalt.

Artikel 1.6

Overal waar in dit HHR wordt gesproken over hij, hem of zijn, wordt ook zij of haar bedoeld.

ARTIKEL 2

DOEL VAN DE VERENIGING

Artikel 2.1 

Morele en financiële ondersteuning van de Nijmeegse Rugbyclub The Wasps

Artikel 2.1.1

De financiële ondersteuning wordt besteed aan een project, dat jaarlijks in goed overleg tussen NRC The Wasps en de Vrienden wordt bepaald. Dit tot een maximum bedrag zoals in de begroting is opgenomen.

Artikel 2.1.2

De morele ondersteuning dient gezien te worden in de vorm van het verlenen van advies en bemiddeling in gevallen waarin NRC The Wasps of haar leden daar om verzoeken.

Artikel 2.2

Een jaarlijks te bepalen, bij voorkeur Nijmeegs, 'goed doel' dat door de Vrienden financieel wordt ondersteund.

Artikel 2.3

Het organiseren van activiteiten voor de leden zelf; dit ter bevordering van de onderlinge band.

Artikel 2.4

Het voeren van een actief beleid met betrekking tot het verbinden van financiële partners aan NRC The Wasps alsmede aan de hierboven benoemde projecten onder 2.2.1 en activiteiten onder 2.3. Met betrekking tot het verbinden van financiële partners aan NRC The Wasps: dit gebeurt door de Sponsorcommissie zoals deze binnen NRC The Wasps is ingesteld.

Artikel 2.5

De uitvoering/invulling van de doelen, zoals bedoeld onder 2.1, 2.2, 2.3 en 2.4, worden jaarlijks, voor zover mogelijk, voorgelegd aan de ALV; een en ander met de daarbij bijbehorende begroting.

ARTIKEL 3

LEDEN

Artikel 3.1

De vereniging bestaat uit:
(a)   Leden
(b)   Ereleden
(c)    Special Friends

Artikel 3.2

Definitie van lid:

• een natuurlijk persoon van 18 jaar of ouder die het lidmaatschap aanvaardt en het doel / de doelen van de vereniging onderschrijft. 
• een rechtspersoon, zijnde een organisatie die het lidmaatschap aanvaardt en het doel / de doelen van de vereniging onderschrijft.

Artikel 3.3

Definitie erelid: hij wordt, conform artikel 3.4 van de statuten benoemd door de Algemene Leden Vergadering op voordracht van het bestuur en heeft alle rechten en plichten van een gewoon lid, maar is vrijgesteld van de verplichting contributie te betalen.

Artikel 3.4

Definitie Special Friend: indien iemand zich in het afgelopen kalenderjaar / de afgelopen kalenderjaren op een zodanige manier heeft ingezet voor de vereniging dan wel voor NRC The Wasps, benoemt het bestuur hem tot Special Friend. 

Indien tenminste 5 leden van de vereniging iemand willen voordragen als Special Friend, kunnen zij dit schriftelijk kenbaar maken aan het bestuur, voorzien van een goede motivatie. 

Het zijn van Special Friend dient gezien te worden als een extra waardering en de rechten en plichten zijn gelijk aan een lid van de vereniging.

ARTIKEL 4

PRIVACYVERKLARING

Privacyverklaring verwerking gegevens zoals bedoeld in de wet AVG ( de ‘privacywet’) van 25 mei 2018.

De privacyregels zoals door de vereniging worden gehanteerd zijn als volgt:

Artikel 4.1

Bij aanmelding als lid wordt opgave gedaan van roepnaam, tussenvoegsel, achternaam, geslacht (M/V/K), straat en huisnummer, postcode en woonplaats (NAW-gegevens), e-mailadres alsmede telefoonnummer(s), geboortedatum, IBAN-nummer, al dan niet betalend lid van NRC The Wasps en maand ingang lidmaatschap.

Artikel 4.2

Verdere gegevens (welke dan ook) worden door de vereniging niet verzameld dan wel opgeslagen.

Artikel 4.3

Uitsluitend de NAW-gegevens, het e-mailadres en het telefoonnummer worden gebruikt voor communicatie via post, e-mail of WhatsApp. Verder gebruikt de penningmeester de bankgegevens ten behoeve van contributieheffing en de bijdrage voor deelgenomen activiteiten.

Artikel 4.4

Al deze gegevens zijn verzameld in een Excel-spreadsheet op de Google Drive van de vereniging die alleen door de bestuursleden is in te zien.

Artikel 4.5

Via onze website (www.wasps-vrienden.nl) worden door de webbeheerder geen gegevens van leden vermeld, tenzij op uitdrukkelijk verzoek van het betreffende lid.

Artikel 4.6

De vereniging kan kiezen of ze haar leden of een deel van haar leden bepaalde soorten berichten (uitnodigingen vergaderingen en dergelijke) per post en/of per e-mail verstuurt. Bij e-mail zal verzending zodanig geschieden dat de adressen van andere geadresseerden niet zichtbaar zijn (adressen worden in BCC verstuurd).

Artikel 4.7

Op schriftelijk verzoek van een lid of donateur geeft de secretaris c.q. penningmeester c.q. webbeheerder binnen één maand, in bijzondere gevallen te verlengen met twee maanden, een overzicht van de vermeldingen van dat lid in de bij de vereniging aanwezige bestanden. Na het einde van het lidmaatschap worden binnen genoemde uiterste termijn van drie maanden de vermeldingen verwijderd.

ARTIKEL 5

CONTRIBUTIES

Artikel 5.1

De jaarlijkse contributie wordt, op voorstel van het bestuur, vastgesteld door de ALV.

Artikel 5.2

De contributie wordt in maximaal twee termijnen geïnd via automatische incasso, na een machtiging daartoe van de leden.

Artikel 5.3

Indien het lidmaatschap aanvangt lopende het kalenderjaar, zal de contributie naar rato worden vastgesteld.

Artikel 5.4

Betalende leden van NRC The Wasps, evenals ouders van jeugdleden (tot 18 jaar) van NRC The Wasps, krijgen een korting van 50% op de jaarlijks bepaalde en door de ALV vastgestelde contributie.

Artikel 5.5

In hoge uitzonderingsgevallen kan het bestuur besluiten ontheffing te verlenen van betaling van (een deel van) de contributie.

ARTIKEL 6

BEËINDIGING LIDMAATSCHAP

Artikel 6.1

Een lidmaatschap wordt aan het einde van het kalenderjaar stilzwijgend voortgezet, tenzij beëindiging plaatsvindt conform de bepalingen in de statuten en HHR.

Artikel 6.2

Opzegging van het lidmaatschap kan alléén schriftelijk plaatsvinden (via een e-mail of brief) aan de secretaris (secretaris(at)wasps-vrienden.nl).

Artikel 6.3 

Zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen acht dagen, na ontvangst van het bericht wordt door de secretaris een bevestiging van de opzegging gestuurd. 

Artikel 6.4 

De bewijslast van de opzegging ligt bij het opzeggende lid. 

Artikel 6.5 

De opzegging moet ontvangen zijn vóór 30 november van het lopende kalenderjaar. 

Artikel 6.6 

Bij opzegging gedurende het lopende kalenderjaar vindt geen restitutie van de contributie plaats. 

Artikel 6.7 

Te late opzegging brengt een contributieverplichting voor het nieuwe kalenderjaar met zich mee. Het lid betaalt in geval van opzegging na 30 november: 25 % van de jaarlijks vastgestelde contributie voor het komende kalenderjaar.

ARTIKEL 7

SAMENSTELLING BESTUUR

Artikel 7.1

Het bestuur bestaat uit tenminste drie personen. Indien dit aantal, om wat voor reden dan ook, niet wordt gehaald, blijft het bestuur toch bevoegd zolang tenminste twee van deze bestuursleden in functie zijn.

Artikel 7.2

Zoals statutair bepaald wordt tenminste één bestuurslid aangedragen door NRC The Wasps.

Artikel 7.3

Indien een bestuurslid gedurende een termijn zijn/haar functie neerlegt, worden de werkzaamheden opgevangen door de overige bestuursleden. Het overgebleven bestuur kan besluiten om een Bijzondere Algemene Ledenvergadering bijeen te roepen om te voorzien in de ontstane vacature.

Artikel 7.4

Het bestuurslid dat zijn functie tussentijds beëindigt, zal de voorzitter minstens drie maanden van tevoren van zijn/haar voornemen in kennis stellen. Wanneer de voorzitter zelf wenst af te treden, geeft hij hiervan kennis aan zijn/haar plaatsvervanger, penningmeester en secretaris. Bovendien zullen de overgebleven bestuursleden dan een Bijzondere Algemene Ledenvergadering bijeenroepen om te voorzien in de ontstane vacature.

Artikel 7.5

Jaarlijks treedt tenminste één bestuurslid af volgens een door het bestuur op te maken rooster. Het aftredende bestuurslid is terstond herkiesbaar.

Artikel 7.6

Indien het bestuur het nodig acht, kan zij op de ALV uitbreiding of vermindering van het aantal bestuursleden voorstellen. Dit met inachtneming van artikel 7.2 van de Statuten.

Artikel 7.7

Het bestuur kan, met meerderheid van stemmen, een bestuurslid schorsen of ontslaan indien het betreffende bestuurslid (zonder gegronde redenen) minstens 50% van de bestuursvergaderingen niet bijwoont. In voorkomend geval zal het bestuur haar besluit ook voorleggen aan de ALV, een en ander met in achtneming van artikel 7.5 van de statuten. Indien het bestuurslid wordt ontslagen betekent dit tevens een royement als lid van de vereniging.

ARTIKEL 8

TAKEN BESTUUR

Artikel 8.1

Het bestuur:

o    Bestuurt en vertegenwoordigt de vereniging;

o    Kan voor bepaalde tijd werkgroepen/projectgroepen in het leven roepen. Een dergelijke groep bestaat uit ten minste één bestuurslid, die in deze werkgroep de functie van voorzitter op zich neemt; 

o    Beslist in ad hoc situaties over uitgaven tot 250 euro: deze uitgave dient tijdens de eerstvolgende bestuursvergadering verantwoord te worden en bovendien zal de uitgave in het begrote en door de ALV goedgekeurde budget moeten passen;

o    Is niet bevoegd tot het aangaan van leningen;

o    beheert de inventarislijst en de inventaris, bepaalt of en onder welke voorwaarden inventaris wordt uitgeleend en ziet toe op retourbezorging;

o    Nieuwe bestuursleden worden benoemd bij acclamatie door de voorzitter of na schriftelijke verkiezing indien hierom door minimaal één lid wordt gevraagd; in beide gevallen tijdens een ALV. Kandidaat-bestuursleden moeten in persoon ter vergadering aanwezig zijn, dan wel een schriftelijke bereidverklaring aan de voorzitter hebben gestuurd;

o    Het bestuur behoudt zich het recht voor om kandidaat-leden te weigeren.

o    Is verplicht om aan de kascommissie alle door haar gewenste inlichtingen te verschaffen en te tonen die deze commissie nodig acht om haar werkzaamheden te kunnen verrichten.

ARTIKEL 9

BESTUURSFUNCTIES EN -TAKEN

Artikel 9.1

De voorzitter...

o        heeft de algemene leiding van de vereniging;

o        vertegenwoordigt de vereniging naar buiten toe; 

o        overlegt met officiële instanties;

o        geeft leiding aan het bestuur;

o        is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden;

o        stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op;

o        leidt de bestuursvergaderingen en de ALV;

o        ziet erop toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement;

o        stelt, in goed overleg met de secretaris en de penningmeester, het jaarplan op, voorafgaand aan de ALV;

o        coördineert en stuurt activiteiten; 

o        ziet erop toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt.

o        heeft, naast de penningmeester, ook toegang tot de bank-administratie;

Artikel 9.2

De vicevoorzitter...

o vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid; zie takenpakket van de voorzitter

Artikel 9.3

De penningmeester...

o   voert de financiële administratie;

o   waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging;

o   stelt financiële overzichten op;

o   beheert de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen, beleggingen en investeringen; de vereniging werkt zonder contante gelden;

o   begroot inkomsten (inzamelingsacties) en uitgaven (projecten) en voert op deze activiteiten tussentijds en na afronding financiële controle uit;

o   beslist zelfstandig over uitgaven tot 250 euro en verantwoord zich op de eerstvolgende bestuursvergadering;

o   beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting, de kaders van projectbudgetten en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken;

o   neemt het initiatief om voor bepaalde tijd ingestelde werkgroepen/projectgroepen decharge te verlenen;

o   onderhoudt contacten met sponsoren en subsidieverstrekkers.

o   zorgt ervoor dat zij die op niet op tijd hun contributie voor het lopende verenigingsjaar hebben voldaan, nogmaals schriftelijk verzocht worden voor betaling zorg te dragen.

o   is verantwoordelijk voor het innen van de jaarlijkse contributie via automatische incasso.

Artikel 9.4

De secretaris...

o    Maakt van elke vergadering een verslag waarin minimaal wordt vermeld:

•  De datum en plaats van de vergadering;

•  De aanwezige en afwezige bestuursleden;

•  De verleende volmachten;

•  De genomen besluiten.

o    Maakt een samenvatting van de vergaderverslagen;

o    Stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag op;

o    Ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden;

o    Neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig andere bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie; 

o    Archiveert alle relevante documenten;

Artikel 9.5

De webmaster. (dit hoeft géén specifieke bestuursfunctie te zijn, maar deze rol kan door een van de bestuursleden worden ingevuld)

o   Beheert de website;

o   Ziet erop toe dat deze beschikbaar en bereikbaar is;

o    Beheert de structuur van de website;

o    Zorgt ervoor dat de inhoud van de website actueel en volledig is;

o    Voert de eindredactie van teksten op de website;

o    Beoordeelt content die voor plaatsing op de website wordt angeboden en overlegt met de voorzitter indien teksten worden aangeboden of geplaatst die niet door de beugel kunnen;

o    Onderhoudt contacten met hen die teksten of andere content voor de website aanleveren;

Artikel 9.6

Bestuurslid evenementen...

• Is eindverantwoordelijke bij het organiseren van evenementen en activiteiten van de vereniging;
• Doet bij bestuursvergaderingen voorstellen voor te organiseren evenementen van de vereniging;
• Neemt, al of niet samen met een ander bestuurslid, de organisatie van een evenement op zich.

Artikel 9.7

Bestuurslid NRC The Wasps...

o    Dit bestuurslidmaatschap wordt in principe ingevuld door de voorzitter van NRC The Wasps. Afwijking hiervan kan plaats vinden op basis van besluitvorming die door het bestuur van NRC The Wasps wordt genomen. Het bestuur van de Vrienden van The Wasps wordt hierover terstond in kennis gesteld.

o    Hij zal hoofdzakelijk optreden als adviseur.

o    Bij mogelijke verstrengeling van belangen zal het bestuurslid NRC The Wasps zich onthouden van stemming.

Artikel 9.8

Samenvoeging van taken.

Indien het, om wat voor redenen dan ook, noodzakelijk blijkt om lopende het kalenderjaar meerdere bestuurstaken door één en dezelfde persoon uit te laten voeren, kan dit bij hoge uitzondering gebeuren. Met uitzondering van de situatie zoals in artikel 6.4 is beschreven.

ARTIKEL 10

BESTUURSBESLUITEN EN -VERGADERINGEN

Artikel 10.1

Besluiten

Het bestuur:

o   Neemt met minimaal twee bestuursleden besluiten die geen uitstel kunnen velen, en stellen de overige bestuursleden bij eerste gelegenheid op de hoogte van dergelijke besluiten, bestuursleden zijn hoofdelijk aansprakelijk tot het moment dat deze ad hoc besluiten op een bestuursvergadering bekrachtigd zijn;

o   Neemt alle overige besluiten na agendering tijdens een bestuursvergadering of ALV;

o   Neemt besluiten over geagendeerde voorstellen met enkelvoudige meerderheid van stemmen, behoudens in de statuten en dit huishoudelijk reglement beschreven uitzonderingssituaties.

Artikel 10.2

Vergaderingen

Artikel 10.2.1

Geldigheid 

Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen, indien tenminste twee/derde van het aantal zittende leden aanwezig is dan wel zich heeft laten vertegenwoordigen bij volmacht. 

Artikel 10.2.2

Frequentie

o   Het bestuur vergadert ten minste drie maal per jaar, en houdt minimaal éénmaal per jaar een ALV. Verder vergadert het bestuur indien de voorzitter hiertoe het initiatief neemt, of indien twee of meer bestuursleden hierom verzoeken.

o   Vergaderingen worden gehouden op het moment waarop deze zijn gepland, of, indien de situatie dat verhindert, binnen vier weken daarna. Vergaderingen waartoe een verzoek is ingediend, worden binnen vier weken na het indienen van het verzoek gehouden.

o   Aan het einde van elke bestuursvergadering wordt de datum van de volgende reguliere vergadering voorgesteld.

Artikel 10.2.3

Agenda

o Bestuursleden kunnen voor de vergadering agendapunten bij de voorzitter en/of secretaris inbrengen; zij stellen in goed overleg de conceptagenda op. Urgente punten (zoals decharge van de penningmeester en het vaststellen van het jaarverslag) worden hoger op de conceptagenda gezet dan punten die uitstel kunnen velen;

o   De secretaris mailt de conceptagenda uiterlijk drie dagen voor aanvang van de vergadering door en plaatst de documenten op Google Drive;

o   Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden hebben hierbij de mogelijkheid punten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen punten te schrappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen indien urgentie dit noodzaakt.

o   Vergaderingen worden afgewerkt volgens de agenda; maar op eigen initiatief of op verzoek kan de voorzitter besluiten van die volgorde af te wijken en/of besluiten een of meer punten op de agenda te zetten van een volgende vergadering.

Artikel 10.2.4

Verantwoordelijkheid

Het bestuur is verantwoordelijk en beslist.

Artikel 10.2.5

Notulen

Van elke vergadering wordt een verslag (met activiteitenoverzicht) gemaakt, dat zo snel mogelijk na de vergadering wordt verspreid onder de bestuursleden.

Opgestelde conceptnotulen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld.

Artikel 10.2.6

Inbreng tijdens de vergadering

o          Iedere bestuurder kan een of meer plaatsvervangers voordragen. Een plaatsvervanger heeft geen stemrecht. Een plaatsvervanger kan alleen aanwezig zijn als de te vervangen bestuurder afwezig is;

o   Het bestuur kan de voorzitter vragen andere personen dan bestuursleden toe te laten tot de vergadering. De voorzitter neemt in deze een beslissing;

o   Iedere bestuurder kan zich in het bestuur door een andere bestuurder laten vertegenwoordigen op grond van een daartoe strekkende, schriftelijk verleende volmacht, die bij de aanvang van de betreffende vergadering moet worden overhandigd aan de voorzitter van die vergadering.

ARTIKEL 11

DONATIES EN SCHENKINGEN

o   Grotere donaties aan de vereniging, meerjarige schenkingen, en schenkingen bij testament kunnen worden geaccepteerd door de notaris van de vereniging, welke hiertoe bij akte is gemachtigd. Een en ander met in achtneming van artikel 6.1.2 van de statuten;

o   Donaties worden standaard gestort op de bankrekening van de vereniging;

o   Donateurs die contant een bedrag schenken aan een van de bestuursleden ontvangen van dat bestuurslid een getekende kwitantie. De donaties worden bij eerste gelegenheid aan de penningmeester gemeld en het betreffende bedrag wordt uiterlijk binnen drie werkdagen op de bankrekening van de vereniging gestort;

o   Ontvangen donaties, schenkingen en subsidies kunnen worden gereserveerd en zodoende naar een volgend kalenderjaar worden doorgeschoven. Reserveren is echter geen doel op zich, sterker nog: het dient tot het minimum beperkt te blijven, slechts wat nodig is voor continuïteit.

ARTIKEL 12

ROYEMENT

o    Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij door onbehoorlijk bestuur schade voor de vereniging heeft veroorzaakt dan wel zou hebben veroorzaakt en de bestuurder daarover een ernstig verwijt kan worden gemaakt;

o   Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij tussen twee jaarvergaderingen meer dan de helft van het uitgeschreven aantal vergaderingen heeft verzuimd;

o   Zij die niet op tijd hun contributie voor het lopende verenigingsjaar hebben voldaan, worden door de penningmeester nogmaals schriftelijk verzocht voor betaling zorg te dragen. Een lid kan geroyeerd worden, als hij niet voldoet aan de contributie verplichtingen na daartoe twee keer te zijn aangemaand.

ARTIKEL 13

COMMUNICATIE        

o   De bestuursleden communiceren met elkaar per telefoon, per e-mail via de eigen Vrienden-mailadressen en per WhatsApp in een eigen bestuurs-appgroep.

o   Het bestuur communiceert met de leden per telefoon, per e-mail via de eigen Vrienden-mailadressen, per WhatsApp in een eigen leden-appgroep, via de website van de vereniging en een onregelmatig verschijnende Nieuwsbrief.

ARTIKEL 14

BESTUURSBESLISSING

In gevallen waarin de statuten en dit HHR niet voorzien, beslist het bestuur.

ARTIKEL 15

SCHRIFTELIJK

Overal waar in dit HHR “schriftelijk” is vermeld, dan wel daarnaar wordt verwezen, betekent dit bij brief of e-mail, of bij boodschap die via een ander gangbaar communicatiemiddel wordt overgebracht en op schrift kan worden ontvangen, tenzij uitdrukkelijk anders blijkt.

ARTIKEL 16

WIJZIGINGEN HUISHOUDELIJK REGLEMENT

Wijzigingen en aanvullingen in dit HHR kunnen worden voorgesteld – op voorstel van het bestuur dan wel indien dit schriftelijk wordt verzocht door ten minste een/derde gedeelte van de leden der vereniging– en vastgesteld door de ALV met de meerderheid van de op de vergadering uitgebrachte stemmen. Dergelijke wijzigingen moeten ten minste 8 dagen voor de vergadering ter kennis van de leden zijn gebracht. Wijzigingen kunnen slechts worden goedgekeurd met inachtneming van artikel 18.2 van de statuten.